Imparare a gestire il proprio tempo è una delle sfide più complesse per un top manager.
Tanti progetti da seguire, persone da chiamare, riunioni a cui partecipare, email da inviare. Una serie infinita di attività che riguardano anche la sfera privata.
Come affrontare questa mole enorme di impegni?
Una agenda ben organizzata può non essere sufficiente perché durante la giornata siamo continuamente soggetti a imprevisti, nuove idee, stimoli e urgenze dell’ultimo minuto.
È importante dunque darsi un metodo per affrontare tutte le piccole incombenze.
Compiti brevi? Agisci subito.
Uno dei consigli di David Allen è quello di non allungare all’infinito la lista di “cose da fare” ma liberarsi immediatamente di ciò che si può svolgere nel tempo ideale di 2 minuti, come ad esempio rispondere a una mail.
La logica dietro questa regola è che il tempo perso nel pianificare un’azione in altra data a volte equivale al tempo impiegato nel portarla a termine. Inoltre, secondo Allen, eseguire subito un’azione induce una sensazione di efficienza e sgombra la mente di compiti che dobbiamo ricordarci di eseguire. Sicuramente è una regola affascinante, ma metterla in pratica è un po’ più difficile.
Annota subito, agisci poi.
Secondo Leonardo Leiva – coach italiano esperto in produttività – la legge dei 2 minuti non regge alla prova dei fatti, in quanto porta il manager a interrompere continuamente lo svolgimento dei compiti più importanti che rischiano così di essere eseguiti senza la giusta concentrazione o di essere procrastinati all’infinito. Se ci pensiamo bene spesso i due minuti che dovevamo dedicare nel rispondere a una mail diventano 20 perché abbiamo pensato di leggere anche l’ultima mail, un post su LinkedIn o il messaggio su whatsapp di nostro figlio.
Leiva consiglia dunque un metodo alternativo molto semplice che indica di prendere nota di tutte le cose da fare ed eseguirle solo dopo aver terminato il lavoro principale, così da raggrupparle anche in relazione alle attività simili (es. fare tutte le telefonate insieme, una dopo l’altra).
Si tratta a tutti gli effetti di un metodo totalmente opposto a quello di Allen. Quindi, quale dobbiamo adottare?
Scegli la tua strada.
Come capita spesso, il metodo migliore è quello più adatto al tuo lavoro e alle tue esigenze del momento, e potrebbe benissimo essere anche un mix tra i due. L’importante è acquisire una maggiore consapevolezza del proprio tempo e dei metodi per gestirlo con efficienza. Perché anche 2 minuti possono fare la differenza!
*Dal libro “Detto, fatto! L’arte dell’efficienza”.
