La busta paga, detta anche LUL (Libro Unico del Lavoro) o Prospetto paga, è un documento contabile che il datore di lavoro deve obbligatoriamente trasmettere al lavoratore e che riporta gli elementi che definiscono il rapporto di lavoro, ma anche i rapporti che intercorrono tra lavoratore, lo Stato (imposte) e l’Ente previdenziale (contributi INPS). Non vi è un modello standard, definito dalla legge, ed ogni azienda può quindi strutturare il cedolino secondo le proprie esigenze. È obbligatorio però riportare nel documento determinate informazioni, come per esempio le voci che concorrono al calcolo della retribuzione lorda e netta, le trattenute e le informazioni identificative dell’azienda e del lavoratore.
Ogni lavoratore ha, infatti, il diritto di controllare la correttezza delle cifre indicate e, nel caso in cui individui delle inadempienze, ricorrere ad azioni legali. Inoltre, i prospetti paga sono necessari per poter richiedere mutui o finanziamenti e andrebbero, pertanto, conservati. Risulta quindi importante sapersi orientare tra le numerosi voci che compongono questo documento e non limitarsi a verificare lo stipendio netto che si riceve a fine mese.
Com’è strutturata una busta paga?
Generalmente, questo documento si compone di tre parti:
- Intestazione
- Corpo
- Piede
L’intestazione
La prima parte riporta i dati identificativi del datore di lavoro e del lavoratore, come le informazioni anagrafiche del dipendente (nome, cognome, codice fiscale, codice dipendente, comune di residenza), la ragione sociale, posizioni Inps e Inail, partita IVA e/o codice fiscale dell’azienda. In questa sezione, troviamo anche altre voci che definiscono il rapporto di lavoro:
- Riferimenti contrattuali: Data di assunzione ed eventuale data di fine rapporto, periodo di riferimento della retribuzione, CCNL, qualifica, mansione, livello e anzianità del dipendente
- Dati retributivi contrattuali del dipendente: paga base, indennità di contingenza, terzo elemento (E.D.R), scatti di anzianità, eventuale superminimo
Questi ultimi elementi compongono la retribuzione fissa (o ordinaria) del dipendete. La paga base, o retribuzione base o minimo tabellare, è determinata dal CCNL di riferimento. Varia in base all’inquadramento e consiste nel compenso lordo minimo che la ditta deve garantire al dipendente. La contingenza è, invece un’indennità che è stata introdotta per adeguare i salari alle variazioni del costo della vita e per compensare la perdita di potere d’acquisto delle retribuzioni. Dal 2001 non viene più aggiornata e rimane fissa.
E.D.R e terzo elemento (una voce variabile su base provinciale e applicati al CCNL del Commercio terziario) sono stati introdotti in passato, a seguito di accordi sindacali, e sono rimasti poi invariati in busta paga. Gli aumenti o scatti di anzianità sono, invece, incrementi automatici di salario legati all’anzianità di servizio del dipendente. Il superminimo è un importo aggiuntivo che viene assegnato al lavoratore (sulla base di accordi individuali). Può essere assorbibile, ovvero potrà essere “assorbito” in caso di aumenti della retribuzione a seguito di rinnovi contrattuali, o non assorbibile. In quest’ultimo caso viene mantenuto anche a fronte di incrementi di salario.
Nell’intestazione – o in alcuni casi nel corpo – della busta paga possiamo trovare altri contatori, per esempio quello dei giorni e ore lavorate, delle settimane retribuite (o settimane Inps) e i giorni retribuiti. Il conteggio di settimane e giorni retribuiti sono rilevanti per poter accedere ad alcuni istituti (es: assegno di disoccupazione) e per il calcolo dell’anzianità a fine pensionistici.
Corpo
In questa sezione troviamo le varie voci che determinano l’importo lordo spettante al lavoratore. Nello specifico, gli elementi della retribuzione fissa vanno a sommarsi ad altre componenti variabili, che fanno riferimento a uno specifico periodo di retribuzione e a prestazioni svolte in maniera non continuativa. Alcuni esempi sono: gli straordinari, lavoro notturno o festivo, indennità per lavoro supplementare, indennità di trasferta, eventuali bonus o premi. Concorrono al calcolo della somma da corrispondere al dipendente anche altri voci di retribuzione indiretta, non connessi allo svolgimento dell’attività lavorativa ma a particolari eventi, come: malattia, maternità, infortunio, ferie, permessi retribuiti o festività, Oltre a queste voci aggiuntive possiamo trovare anche:
- TFR (trattamento di fine rapporto): viene concesso alla cessazione del rapporto di lavoro
- Mensilità aggiuntive (tredicesima e, per alcuni contratti collettivi, quattordicesima)
- Indennità sostitutiva di ferie e permessi non goduti
- Indennità sostitutiva di preavviso (al termine del rapporto di lavoro)
Nella sezione centrale del prospetto paga possono essere contabilizzati anche altre voci, come l’indennità di mensa, eventuali assegni familiari, bonus Renzi (DL 66/2014).
Per determinare l’importo netto dobbiamo però esaminare le trattenute fiscali e quelle previdenziali. Tra le voci fiscali che possiamo trovare nel corpo del cedolino vi sono le addizionali regionali e comunali o eventuali trattenute per la quota di indennità/servizio mensa a carico del dipendente.
Le altre trattenute vengono, in genere, specificate nel piede o terza sezione del prospetto paga.
Piede della busta paga
Le cifre sopra descritte (elementi ordinari, elementi variabili, elementi indiretti della retribuzione) vanno a formare il totale delle competenze, ovvero il compenso mensile che il lavoratore riceverà al lordo di tasse e contributi. Nello specifico, la busta paga è soggetta a due tipologie di trattenute che il datore di lavoro dovrà versare agli enti preposti (Stato e Inps):
- Le trattenute previdenziali
- Le trattenute fiscali
L’insieme delle competenze che sono soggette a tassazione e ritenute previdenziali vanno a comporre l’imponibile previdenziale (o contributivo). Da questo vanno esclusi maternità, malattia, assegni famigliari e donazioni di sangue, perché sono voci corrisposte direttamente dall’Inps ed esenti da contributi.
All’imponibile previdenziale va applicata l’aliquota previdenziale. Quest’ultima varia in base alla tipologia di contratto, CCNL di riferimento e dimensioni dell’azienda. I contributi a carico del lavoratore, versati all’Inps per la pensione di vecchiaia, di invalidità ma anche per il trattamento economico in caso di malattia, maternità e assegni famigliari, sono visibili sul prospetto paga. La parte di contributi a carico dell’azienda non viene riportata, ma è calcolata e versata a parte. Una volta sottratte le ritenute previdenziali a carico del dipendente si otterrà l’imponibile fiscale.
Su questo elemento sarà poi applicata l’aliquota Irpef. Si tratta di un sistema di tassazione progressivo, che cresce con l’aumentare del reddito imponibile fiscale. Viene calcolato sulla base del reddito imponibile annuo, ma il datore di lavoro è tenuto ad effettuare il calcolo e versare l’importo mensilmente. Al termine del rapporto di lavoro o del periodo di imposta (in concomitanza con la busta paga di dicembre) l’azienda dovrà procedere al calcolo dell’imposta annua e al conguaglio, per “saldare” eventuali disallineamenti. Applicando le aliquote Irpef all’imponibile fiscale si otterrà l’imposta lorda. Sottraendo da quest’ultima le detrazioni d’imposta a cui il lavoratore ha diritto (detrazioni per lavoro dipendente e le detrazioni per familiari a carico, dove previsto dalla legge) si ottiene l’imposta netta.
Per giungere alla retribuzione netta che verrà poi corrisposta al lavoratore, si dovrà trattenere dall’imposta netta le addizionali regionali e comunali e sommare il bonus DL 66/2014.
È importante sottolineare che in busta paga si possono riscontrare anche alcune voci soggette a tassazione separata (es: TFR), che non rientrano nel reddito imponibile annuo e alle quali si applica un’aliquota media sui redditi percepiti dal lavoratore negli ultimi cinque anni.
Infine nell’ultima sezione del prospetto paga, è possibile visualizzare il monte ore di ferie e permessi del lavoratore. Saranno specificati il maturato e il goduto dell’anno in corso, i residui degli anni precedenti e quelli attuali. Ogni azienda è tenuta ad inserire in busta paga (o a consegnare separatamente) anche il calendario delle presenze per consentire al dipendente di verificare il numero di ore di lavoro effettuate, gli straordinari e le eventuali assenze.
