Ciao Pietro, ci puoi raccontare a grandi linee quale progetto stai seguendo in questo momento?
Attualmente sto seguendo la fase finale di un progetto del valore di circa 40 milioni di euro per la realizzazione a Varsavia di un laboratorio in cui, una volta terminati i lavori, il cliente finale potrà testare le turbine degli aerei. Si tratta di un progetto “chiavi in mano” in cui Renco ha sviluppato la progettazione, l’acquisto dei materiali, la costruzione e l’avviamento dell’impianto.
Sappiamo che è difficile riassumere in poche parole il lavoro di un PM, puoi dirci semplicemente di cosa ti sei occupato durante questa settimana?
In questa fase finale del progetto mi trovo in una situazione complicata tipica dei progetti in chiusura: le risorse chiave sono state riallocate su altri progetti e il PM si trova a dover svolgere anche attività non necessariamente di sua stretta competenza.
Questa settimana ho passato più del 50% del mio tempo scrivendo email tipicamente indirizzate al cliente finale. Almeno il 30% del tempo rimanente l’ho passato coordinando il lavoro delle risorse interne (ingegneria, ufficio acquisti, supervisori in cantiere), principalmente attraverso meeting “faccia a faccia” quando possibile, oppure tramite conference call. Nel restante 20% mi sono occupato di attività di reporting: aggiornamento del programma lavori e del budget di progetto. Come si può facilmente dedurre, oltre il 90% del lavoro di un PM ha per oggetto la “comunicazione”!
Per svolgere queste mansioni servono competenze tecniche specifiche? O in generale nella tua professione sono più importanti le cosiddette soft skill?
Ci sono due scuole di pensiero: la “vecchia” scuola italiana prevede che un tecnico particolarmente dinamico possa passare dalla carriera tecnica a quella del Project Manager. Di conseguenza, spesso in Italia i PM hanno un background tecnico che certamente li aiuta nel prendere decisioni e comprendere appieno le problematiche; d’altra parte non è raro che si finisca per addentrarsi troppo in questioni tecniche trascurando le attività principali di un PM e scavalcando il ruolo dei tecnici con cui ci si interfaccia. Al contrario, la scuola americana che si sta diffondendo negli ultimi anni prevede che il PM non abbia necessariamente un background tecnico particolarmente solido: l’importante è avere spiccate doti decisionali, di gestione e di comunicazione e conoscenze tecniche di base tali da comprendere le singole problematiche sollevate dai tecnici.
Tra gli aspetti legati al budget e la gestione del team di lavoro, a tuo avviso qual è l’aspetto più difficile da tenere sotto controllo?
Gestire un budget non è un’attività particolarmente complessa se si hanno competenze e tools per farlo in maniera efficace. La difficoltà, piuttosto, sta nella definizione del budget in fase di acquisizione del lavoro (in cui non sempre il PM è coinvolto in prima persona). Gestire un budget con molte lacune può diventare un incubo per un PM che si trova a dover svolgere attività contrattuali per le quali non era stata prevista adeguata copertura finanziaria.
Di certo la gestione del team di lavoro presenta molte più sfaccettature e difficoltà e richiede molta attenzione da parte del PM affinché le risorse si sentano costantemente coinvolte e gli output vengano prodotti nei tempi previsti.
Prima di approdare nel settore Oil & Gas hai avuto una esperienza nel mondo dei trasporti. Nella tua professione è facile cambiare settore?
Con l’approccio americano non sarebbe complicato cambiare lavoro e addirittura settore per un PM. Tuttavia, in Italia si attribuisce molto valore alle competenze tecniche specifiche del settore lavorativo piuttosto che ad altre caratteristiche (tipicamente soft skills) che dovrebbe avere un PM; la conseguenza è che dopo quasi 10 anni nel settore delle costruzioni / Oil & Gas sarebbe piuttosto complicato per me passare ad altri settori sul territorio italiano.
La tua azienda ha sede in una piccola città di provincia ma ha progetti in tutto il mondo. Quanto è importante per un PM la conoscenza delle lingue?
È fondamentale. A meno che un PM non si occupi di progetti con attori esclusivamente italiani (sempre più una rarità), senza una buona conoscenza delle lingue, in particolare l’inglese, non è possibile svolgere efficacemente il ruolo del PM. Per fare un esempio, nel progetto che sto seguendo il cliente è polacco, alcuni tecnici che lavorano sul progetto hanno origini greche, marocchine, indiane, etc. Per non parlare dei nostri fornitori che abbracciano veramente tutto il mondo: Italia, Inghilterra, Germania, Stati Uniti, Corea, Taiwan. Oltre a conoscere le lingue (non serve avere un livello “proficiency”), è altrettanto fondamentale conoscere le diverse culture degli attori con cui ci si interfaccia.
Torniamo indietro negli anni. Quanto ti ha aiutato la laurea in ingegneria gestionale?
La laurea in Ingegneria Gestionale è perfettamente allineata con l’approccio americano al project management di cui ti parlavo. Il corso di laurea prevede esami in tutte le discipline tecniche, senza però addentrarsi nei dettagli di nessuna di esse. Dunque consente di interfacciarsi con qualsiasi tecnico, di comprenderne le esigenze, e prendere decisioni consapevoli pur non avendo necessariamente competenze tecniche approfondite.
Qual è, a tuo avviso, la qualità imprescindibile che deve avere un neolaureato che vuole intraprendere una carriera come la tua? Prova a dargli un consiglio…
Sono fondamentali le soft skill: comunicazione, saper mediare fra esigenze differenti, motivare le persone e mantenere sempre il controllo. Credo sia facile per un neolaureato valutare se dispone delle qualità che ho elencato poiché si tratta di qualità personali che, se si hanno, normalmente si manifestano precocemente e difficilmente si perdono con il tempo. Al contrario, un neolaureato introverso – con qualche difficoltà relazionale o che perde facilmente la pazienza – difficilmente potrà diventare un buon PM.
