Accoglienza e front-desk
Uno dei principali compiti dell’addetto affari generali è l’accoglienza di clienti e fornitori all’interno dell’azienda. Questa mansione richiede una buona presenza e ottime capacità relazionali, che permettono di porsi in maniera adeguata e dare la giusta immagine dell’azienda nei confronti di partner e visitatori.
Supporto all’assistenza clienti
L’addetto affari generali funge da supporto all’ufficio assistenza clienti, occupandosi di rispondere al centralino e di gestire eventuali comunicazioni telematiche, come mail o messaggi inviati tramite i social network.
Per l’azienda si rende necessario trovare collaboratori con un’ottima conoscenza dei principali pacchetti informatici e, nel caso di realtà presenti sul panorama internazionale, con competenze linguistiche adeguate al business di riferimento.
Smistamento della corrispondenza
Di pari passo alla gestione del centralino, l’ufficio affari generali provvede anche allo smistamento della posta e all’inoltro nei differenti reparti; mansione che necessita di precisione, discrezione e tempestività, affinché le comunicazioni arrivino puntuali e nelle mani dei diretti interessati. Per ricoprire questo ruolo è fondamentale essere una persona meticolosa ed ordinata, capace di garantire la corretta organizzazione dell’invio e della ricezione di missive e piccoli pacchi.
Redazione e invio delle comunicazioni interne
Redazione di atti di carattere ricorrente e gestione di tutte le comunicazioni interne tra dirigenza e personale sono altri tra i compiti richiesti a questa figura chiamata anche ad essere tramite tra l’ufficio HR e i singoli candidati, raccogliendo curricula in occasione di posizioni aperte e contattando i potenziali colleghi per colloqui conoscitivi.
Alla luce dei compiti richiesti, sotto l’aspetto delle capacità personali un addetto agli affari generali deve essere versatile, tempestivo e poliedrico, trasformandosi in una figura che rappresenta il fulcro dei rapporti tra i singoli dipendenti, dirigenza, fornitori e clienti. Professionalità che nel mercato attuale ricopre un ruolo cruciale per la corretta gestione dei flussi informativi indispensabili al successo aziendale.
*Fonte: Il Sole 24 ore
