OOO è l’acronimo di Out-Of-Office.
I messaggi fuori sede sono risposte e-mail automatiche che vengono inviate a Colleghi, Clienti e Fornitori quando sei lontano dal lavoro. Fanno sapere agli altri che non sei disponibile e quando possono aspettarsi una risposta alla loro e-mail. A seconda del motivo per cui sei fuori ufficio, potrebbe essere necessario includere alcuni dettagli nel messaggio.
In questo breve articolo, soprattutto alla vigilia delle meritate vacanze, spieghiamo cosa sono i messaggi di posta elettronica fuori sede, perché sono importanti e offriamo alcuni esempi da personalizzare.
Quando usare un messaggio Out-Of-Office?
- Vacanza
- Festività
- Conferenze, workshop, riunioni di lavoro o viaggi
- Congedo parentale
- Congedo per malattia
Gli elementi essenziali di un messaggio di Out-Of-Office
- Le date esatte della tua assenza: se stai riutilizzando un vecchio messaggio di fuori ufficio, assicurati di aggiornare le date e di verificare che tutte le informazioni siano attuali.
- Il motivo generale della tua assenza: non è necessario fornire dettagli specifici sulla tua destinazione o il motivo, ma è utile indicare se avrai accesso limitato a PC e telefono o se sarai completamente offline, specificando le date esatte. In questo modo, chi legge saprà se deve contattare un membro del team o potrà attendere il tuo ritorno.
- Le persone che possono aiutare in tua assenza: fornisci nomi, numeri di telefono e indirizzi e-mail dei colleghi che ti sostituiranno mentre sei fuori. Specifica l’area di competenza di ciascuno in modo che tutti sappiano esattamente a chi rivolgersi per assistenza.
Cosa Evitare in un Messaggio di Out-Of-Office
- Evita l’umorismo e il vanto: mantieni il messaggio di OOO chiaro, semplice e professionale per evitare fraintendimenti. Stai andando in ferie, capiamo l’euforia, ma è fondamentale mantenere sempre un tono adeguato, comunicando così serietà e professionalità.
- Non impegnare subito un collega: chiedi il permesso prima di fornire i loro contatti nel tuo messaggio e non garantire la loro assistenza immediata.
- Imposta dei confini: non promettere di rispondere subito al ritorno; avrai molto lavoro da recuperare.
- Crea sempre un messaggio di fuori ufficio: anche per brevi assenze, informa Colleghi, Clienti e Fornitori per gestire le urgenze in tua assenza.
- Considera altri canali di comunicazione: per lunghe assenze, imposta le notifiche su tutti i canali che usi, come ad esempio Slack e Teams.
Ecco alcuni esempi di Out-Of-Office:
- Riferimenti del team
Buongiorno,
grazie per la gentile mail.Sarò assente dal [inserire data] al [inserire data].
Per qualsiasi comunicazione può contattare
il Collega [nominativo] ai seguenti riferimenti: [inserire mail/numero di telefono]OPPURE
il team alla seguente mail [inserire mail].
Cordiali saluti
FIRMA - Fare networking
Grazie per la gentile mail. Al momento sono fuori sede per partecipare a [nome evento] presso [luogo] dal [data] al [data di ritorno].
Se il messaggio richiede un’attenzione immediata può contattare il Collega [nome] all’indirizzo [e-mail], altrimenti sarà mia cura ricontattarla al mio rientro.Cordiali saluti
FIRMA
Una volta impostati i messaggi di fuori ufficio che chiariscono le date della tua assenza, il tuo ritorno e chi gestirà le attività in tua assenza, non ti resta che preparare la valigia e partire 😊
Buone vacanze!
